← Všechny GDPR vzory

GDPR vzor · Základní dokumentace · pro správce

Evidence udělených souhlasů

Přehled souhlasů s údaji nutnými k prokázání platnosti: kdo, kdy, k čemu, jak a dokdy. Správce musí být schopen souhlas doložit (čl. 7 odst. 1).

Souvisí s čl. 7 (znění a komentář).

Kdy použít

Vedle každého procesu založeného na souhlasu (marketing, fotografie, evidence uchazečů). Elektronicky (CRM) nebo listinně, forma je volná, průkaznost povinná.

Na co si dát pozor

Evidence má unést otázku „doložte, že tenhle člověk souhlasil, s čím přesně a že souhlas stále platí”. Ukládejte i znění souhlasu platné v době udělení a záznam o odvolání.

Vzor

Evidence souhlasů se zpracováním osobních údajů

Správce: [DOPLNIT]. Odpovědná osoba: [DOPLNIT].

Položka evidence (jeden záznam na souhlas):

  1. Číslo záznamu: [DOPLNIT]
  2. Subjekt údajů: [jméno, kontakt]
  3. Účel souhlasu: [DOPLNIT, např. zasílání newsletteru]
  4. Znění souhlasu (verze textu): [odkaz na uloženou verzi]
  5. Způsob udělení: [zaškrtnutí ve formuláři / podpis / e-mail] a datum
  6. Doba platnosti: [do odvolání / DOPLNIT]
  7. Odvoláno dne: [DOPLNIT / neodvoláno], způsob odvolání: [DOPLNIT]
  8. Umístění dokladu: [systém, složka]

Poznámka: po odvolání souhlasu se zpracování pro daný účel zastaví a záznam o souhlasu se uchová po dobu nezbytnou k doložení dřívější zákonnosti.

Obecná šablona k vlastnímu doplnění, ne právní služba. Hranaté závorky [DOPLNIT] nahraďte vlastními údaji a obsah přizpůsobte skutečnému zpracování.