GDPR vzory

Písemné posouzení, že oprávněný zájem správce převažuje nad právy subjektů. Podmínka použitelnosti čl. 6 odst. 1 písm. f) a první dokument, na který se ptá kontrola i námitka.

Přehled souhlasů s údaji nutnými k prokázání platnosti: kdo, kdy, k čemu, jak a dokdy. Správce musí být schopen souhlas doložit (čl. 7 odst. 1).

Splnění informační povinnosti při získání údajů přímo od subjektu. Nejpoužívanější GDPR dokument vůbec, patří ke každému formuláři, smlouvě i náboru.

Vstupní dotazník pro nového zaměstnance omezený na údaje potřebné pro pracovní poměr, s informační doložkou. Bez souhlasové doložky, ta sem nepatří.

Interní pravidla firmy: role, tituly, práva subjektů, incidenty, záznamy a školení. Páteř doložitelného souladu podle čl. 24.

Povinná interní evidence zpracování podle čl. 30 odst. 1. Vede se průběžně a předkládá na žádost dozorovému úřadu.

Evidence podle čl. 30 odst. 2 pro každého, kdo zpracovává osobní údaje pro jiné správce (účetní, IT, agentury).

Smlouva mezi správcem a zpracovatelem se všemi povinnými náležitostmi čl. 28 odst. 3. Bez ní je zapojení dodavatele s přístupem k údajům samo o sobě porušením.

Souhlas s focením a zveřejněním podobizny (zaměstnanec, účastník akce, klient). Kryje rovinu GDPR i ochranu podobizny podle § 84 a § 85 občanského zákoníku.

Souhlas s marketingem e-mailem nebo SMS. Vedle GDPR plní i podmínky zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.

Souhlas s podržením životopisu po skončení výběrového řízení. Na samotné výběrové řízení se souhlas nepoužívá, tam běží jednání o smlouvě.

Souhlas rodiče se zpracováním údajů dítěte u služeb informační společnosti. Česká hranice je 15 let podle § 7 zákona č. 110/2019 Sb.

Interní jmenovací akt s úkoly podle čl. 39, zárukami postavení podle čl. 38 a povinností zveřejnit a oznámit kontakty.

Zmocnění pověřence k zastupování správce v jednáních a řízeních před dozorovým úřadem nad rámec role kontaktního místa.

Smlouva podle § 2430 a násl. občanského zákoníku pro externí výkon funkce pověřence, včetně záruk nezávislosti a zmocnění vůči ÚOOÚ.

Okamžité zrušení pracovního poměru se zaměstnancem, který je pověřencem, s doložením, že důvod nesouvisí s výkonem funkce (čl. 38 odst. 3).

Povinná dokumentace každého porušení včetně těch neohlášených, s posouzením rizika a přijatými opatřeními.

Ohlášení incidentu dozorovému úřadu do 72 hodin, s obsahem podle čl. 33 odst. 3 a blokem pro odůvodnění případného zpoždění.

Srozumitelné oznámení incidentu lidem, jejichž údaje byly zasaženy, při vysokém riziku pro jejich práva a svobody.

Odmítnutí podle čl. 12 odst. 5 (zjevná nedůvodnost, nepřiměřenost, opakování) s povinným poučením podle čl. 12 odst. 4.

Doložení právního titulu zpracování na výzvu ÚOOÚ podle čl. 31 a čl. 58. Věcně, s doklady, ve lhůtě.

Univerzální kladná odpověď na žádost podle kap. III (přístup, oprava, výmaz, omezení) ve lhůtě podle čl. 12 odst. 3.

Informování všech příjemců údajů o provedené opravě, výmazu nebo omezení, a na žádost sdělení příjemců subjektu.

Postup podle čl. 12 odst. 6 při důvodných pochybnostech o totožnosti žadatele. Žádost se nezamítá, běh se pozastavuje do ověření.

Námitka proti zpracování z titulu oprávněného zájmu a absolutní námitka proti přímému marketingu, po které marketing končí bez výjimek.

Odvolání dříve uděleného souhlasu s účinky do budoucna, volitelně spojené s žádostí o výmaz.

Bezplatná stížnost dozorovému úřadu, když správce žádost ignoruje, odmítne, nebo zpracovává údaje protiprávně.

Dočasná zádržná brzda: údaje se jen uloží, ale nepoužívají, typicky po dobu sporu o přesnost nebo o námitku.

Oprava nepřesných a doplnění neúplných údajů bez zbytečného odkladu.

Vydání údajů ve strojově čitelném formátu, případně přímé předání jinému správci. Jen u automatizovaného zpracování na základě souhlasu nebo smlouvy.

Žádost o potvrzení zpracování, informace o něm a kopii zpracovávaných údajů. Vstupní brána ke všem dalším právům.

Výmaz údajů z kteréhokoli důvodu čl. 17 odst. 1: odpadlý účel, odvolaný souhlas, úspěšná námitka, protiprávní zpracování.