Záznam správce o činnostech zpracování

Kdy použít

Průběžně. Záznam vede prakticky každá firma, výjimka pro subjekty pod 250 zaměstnanců je děravá (neplatí u nepříležitostného zpracování, u rizika pro práva ani u zvláštních kategorií), a personální a zákaznická agenda ji vylučuje skoro vždy.

Na co si dát pozor

Jeden řádek (karta) na každý účel zpracování, ne jeden dokument na celou firmu. Záznam se nepodepisuje u notáře ani neposílá úřadu, jen se udržuje aktuální a předloží na výzvu.

Vzor

Záznam o činnostech zpracování podle čl. 30 odst. 1 GDPR

Správce: [DOPLNIT: název, IČO, sídlo, kontakt]. Pověřenec: [DOPLNIT / nejmenován].

Karta činnosti zpracování č. [DOPLNIT]:

1. Účel zpracování: [DOPLNIT, např. personální a mzdová agenda].
2. Právní titul: [DOPLNIT, např. čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR].
3. Kategorie subjektů údajů: [DOPLNIT, např. zaměstnanci, uchazeči].
4. Kategorie osobních údajů: [DOPLNIT, vč. případných zvláštních kategorií podle čl. 9].
5. Kategorie příjemců: [DOPLNIT, např. OSSZ, zdravotní pojišťovny, externí účetní].
6. Předání do třetí země: [ne / DOPLNIT zemi a záruky].
7. Lhůta pro výmaz: [DOPLNIT podle spisového a skartačního plánu].
8. Obecný popis technických a organizačních opatření (čl. 32): [DOPLNIT, např. řízení přístupů, šifrování, zálohování, školení].

Datum poslední revize a odpovědná osoba: [DOPLNIT].